Ausgangslage

Der steigende Kostendruck im Gesundheitswesen, die Sparvorgaben der Gesundheitsdirektionen und die Konzentrationsprozesse zwingen die Spitäler, die Leistungen kostengünstiger und effizienter zu erbringen. Kostensenkungen ohne Qualitätseinbussen zu bewirken, ergeben sich primär in der Verwaltung, wo Digitalisierung und Zentralisierung den Weg zu neuen Lösungen ebnen. Mit der Frage, wie solche Lösungen aussehen könnten, beschäftigte sich Christian Heeb vor einigen Jahren im Rahmen eines Beratungsauftrages dreier Spitäler im Kanton Zürich. Aus dem Mandat wird ein Projekt und führt 2008 zur Gründung der GEBLOG Med AG mit Christian Heeb als Geschäftsführer. Heute umfasst das Unternehmen 12 Kundenspitäler und beschäftigt 32 Mitarbeitende. Zweck des Unternehmens ist die Beschaffung und der Vertrieb von medizinischem Verbrauchsmaterial, die zentrale Führung des Lagers und die tägliche Belieferung der angeschlossenen Spitälern. In Zahlen ausgedrückt: Pro Tag werden 2000 – 3500 Bestellpositionen aus einem Leistungskatalog von rund 7500 Produkten zusammengestellt und an die jeweiligen Spitäler geliefert.

Anforderungen

Mit der Gründung des Unternehmens erfolgte als einer der ersten Schritte die Evaluation eines ERP-Systems, mit dem das Supply-Chain-Projekt gestartet und umgesetzt werden konnte. Die wichtigste Anforderung an die Software dabei war, dass sich die Software leicht an die ERP-Systeme der jeweiligen Spitäler anbinden liess. «Jedes Spital setzt ein eigenes ERP-System ein, das oftmals über eine hohe Komplexität verfügt», sagt Heeb. «Für uns war es deshalb äusserst wichtig, ein schlankes ERP zu finden, mit der sich die Schnittstellen für Bestellungen und die Rückführung von Lieferscheinen einfach gestalten liessen und der Prozess ohne Medienbrüche automatisiert werden konnte.» Ein Lieferant berichtete Heeb von seinen Erfahrungen mit Proffix und lobte die guten Anbindungsmöglichkeiten der Software. Schliesslich stiess er bei eigenen Internetrecherchen auf den Integrationspartner SMC Computer, heutige Okolo AG, mit der er in den vergangenen Jahren ein leistungsfähiges ERP-System aufgebaut hat.

Lösung

Kern der Lösung bilden die Proffix Standardfunktionen für das Beschaffung-, Auftrags- und Lagerwesen. In der Artikelverwaltung von GEBLOG sind 7500 Produkte erfasst sowie bis zu 12 Artikelnummer pro Produkt und Spital. Das heisst, die Spitäler bestellen mit den in ihrem ERP-System erfassten Artikelnummern, die in Proffix automatisch erkannt und abgeglichen werden. Mit der Bestellung wird ein automatisierter Prozess ausgelöst. Das heisst, die Bestellung wird an einen FTP-Server übermittelt, mithilfe des elektronischen Bestellimports direkt in das ERP-System von GEBLOG übernommen, Rüstschein und Lieferschein erstellt, die Lieferung im Lager inkl. aller erforderlichen Dokumente vorbereitet, die Ware verbucht und verschickt. Am Ende des Tages werden die erstellten Lieferscheine den Spitälern auf demselben Weg automatisch übermittelt und via Bestellimport in deren ERP eingelesen. «Die Art und Weise wie wir diesen Prozess in Proffix abbilden und automatisieren konnten, zeigt exemplarisch, wie wir auch komplexere Anforderungen einfach und sinnvoll lösen konnten», so Heeb. Dazu gehört auch ein Cockpit, welches von Okolo eigens für die GEBLOG Med AG auf der Schnittstelle zwischen Bestellimport und Auftragsbestätigung entwickelt wurde. Dieses erlaubt in Form eines automatisierten Workflows, die Auftragseingänge zu steuern und zu priorisieren.

Mit zahlreichen weiteren Anbindungen wurde das ERP-System in den vergangenen Jahren entsprechend den Bedürfnissen von GEBLOG schrittweise individualisiert und die Prozesse digitalisiert. Dazu gehört die Anbindung des vertikalen Liftsystems Logimat, über das parallel zum herkömmlichen Lager 1000 Artikel versorgt, die ebenfalls direkt in Proffix verwaltet werden. Ein anderes Beispiel ist die integrierte appgesteuerte Scanner-Lösung, mit der die Bestellungen kommissioniert und in die Auftragsbearbeitung zurückgespielt werden. Zurzeit arbeiten GEBLOG und Okolo an der Integration eines Webshops, um künftig auch Drittkunden bedienen zu können. Und sobald die Spitäler so weit sind, folgt nach der frühen Einführung der QR-Rechnung wo gewünscht die Umstellung auf E-Billing.

Benefit

Auf die Frage nach den Vorteilen seines ERP-Systems meint Christian Heeb denn auch: «Die grössten Benefits sind sicher die Einfachheit und die Offenheit des Systems, mit der individuelle Anpassungen vorgenommen sowie Drittsysteme angebunden werden können», so Heeb. Ein weiteres wichtiges Merkmal ist die hohe Skalierbarkeit der Lösung. Nachdem mit 3 Spitälern im Kanton Zürich gestartet wurde, werden mittlerweile 12 Spitäler aus verschiedenen Kantonen beliefert, die mit geringem Aufwand an das ERP-System der GEBLOG Med AG angebunden werden können. Last but not least ist es aber auch das Know-how und das Engagement des Integrationspartners Okolo. «Unser Business gilt als systemkritisch. Können wir nicht liefern, herrscht schnell Versorgungsmangel. Entsprechend stehen die Effizienz und Zuverlässigkeit durch digitalisierte und automatisierte Geschäftsprozesse an oberster Stelle. Diesem Anspruch werden wir dank der engen Zusammenarbeit mit unserem Integrationspartner seit vielen Jahren gerecht», resümiert Christian Heeb.