Die ältere Generation erinnert sich mit Nostalgie an die gedruckten Lunch-Checks, die vor 60 Jahren als bargeldloses Verpflegungssystem eingeführt wurden. Als Alternative zu Personalrestaurants eröffneten sie den Arbeitgebenden eine günstige Alternative für eine vielseitige und individuelle Verpflegung ihrer Mitarbeitenden. Die Beliebtheit ist bis heute geblieben. Rund 1000 private und öffentliche Unternehmen und über 9000 Gastrounternehmen nutzen die Dienstleistung des genossenschaftlich organisierten Unternehmens. Die Checks befreien die Arbeitgebenden bis zu einem Verpflegungsbeitrag von 180 Franken von Sozialabgaben und eröffnen Gastrounternehmen zusätzliche Einnahmenquellen ohne finanzielle Risiken.

Ausganglage

Lange Zeit war das Lunch-Check-Business traditionell organisiert. Die Checks wurden gedruckt und an die Unternehmen geschickt, den Mitarbeitenden verteilt und die Gastronomen sendeten die eingelösten Checks an Lunch-Check zurück. Für die Administration und Buchhaltung wurde ein proprietäres IT-System eingesetzt, das in den frühen 80er-Jahren für die Genossenschaft entwickelt wurde. Als 2012 Thomas Recher die Leitung des beliebten Verpflegungssystems übernahm, galt der Digitalisierung der Prozesse entsprechend höchste Priorität. Auf der Suche nach einer passenden Lösung wurde jedoch schnell klar, dass es keine standardisierte Software gibt, die alle Bedürfnisse des Non-Profit-Unternehmens abdecken konnte.

Anforderungen

Mit Boncard Payment & Services AG wurde schliesslich eine Systempartnerin gefunden, die mit ihrer Expertise im Kartengeschäft eine massgeschneiderte Lösung für den Transaktionsprozess realisierte. Gleichzeitig machte sich Thomas Recher auf die Suche nach einer KMU Business Software, die sich einfach und kostengünstig in das Kernsystem integrieren liess. Diese sollte alle wichtigen Funktionalitäten abdecken sowie technologisch und gesetzlich immer «up-to-date» sein. Auf Empfehlung von Boncard zog Recher Proffix in die Evaluation mit ein. Die Business Software gefiel durch ihre intuitive Bedienung sofort. «Entscheidend aber war das Versprechen der Verantwortlichen von Okolo und Proffix, dass es mit den Anbindungen an das Boncard-System einwandfrei funktionieren wird», sagt Recher. «Und es hat funktioniert.»

Lösung

Die beiden Softwarelösungen spielen perfekt zusammen und wurden zu einem auf die Bedürfnisse der Genossenschaft individualisierten ERP-System weiterentwickelt. Heute sind die operativen Geschäftsprozesse von Lunch-Check digitalisiert und weitgehend automatisiert. Die Arbeitgebenden laden über eine direkte Schnittstelle oder über ein Online-Portal jeden Monat die Guthaben der Angestellten, die in der Auftragsbearbeitung erfasst und in der Buchhaltung verbucht werden. Die Mitarbeitenden bezahlen ab Karte oder via App, der Betrag wird dem Kartenguthaben abgezogen und verbucht, dem jeweiligen Gastrounternehmen gutgeschrieben und wöchentlich oder monatlich ausbezahlt. Das grosse Plus: Kartenguthaben verfallen nicht und lassen sich bei einem Firmenwechsel eines Mitarbeitenden gar übertragen, sollte der neue Arbeitgebende ebenfalls am Verpflegungssystem angeschlossen sein.

Benefit

«Die Geschäftsidee von Lunch-Check funktionierte mehr als 50 Jahre auf einer mehrheitlich analogen Infrastruktur», so Recher. «Die Digitalisierung bedeutete deshalb für uns nicht nur eine hohe Investition, sondern kam einer Operation am offenen Herz gleich.» Diese gelang und ebnete Lunch-Check den Weg, ein beliebtes Traditionsgeschäft erfolgreicher denn je weiterzuführen. Dabei kann sich Recher stets darauf verlassen, dass Proffix Px5 technologisch und gesetzlich weiterentwickelt wird und wichtige Änderungen, wie beispielsweise jüngst die Einführung der QR-Rechnung, automatisch angestossen werden.